Achiziții

INSTRUCŢIUNE privind modul de verificare in sistemului informatic SMIS2014+/MYSMIS2014 a achizitiilor

– În atenția Beneficiarilor de proiecte – POC – Axa 2 – Vă atenţionăm că în sistemul MySMIS sunteti obligati să completați în mod corespunzător absolut toate câmpurile aferente Planului de achiziții .Pentru acuratețea și completitudinea datelor introduse, vă solicităm să reverificați toate datele și documentele introduse în câmpurile: Planul de achiziții – Planificare, Publicare, Participanți procedură, Rezultat evaluare, Contract achiziție, Acte adiționale .

Exemple de câmpuri incomplete sau necompletate corespunzător: dată și număr anunţ, lista participanților la procedură, dată semnare contract, cod CPV, valoare contract, valoare estimată, tip monedă, tip contract, etc. .

DOSARUL ACHIZITIEI

În funcţie de tipul procedurii aplicate de catre beneficiari, dosarul de achiziţie va cuprinde minim documentele menţionate la punctele următoare.

a. Pentru procedurile de achiziţie publică desfăşurate în conformitate cu prevederile Legii 98/2016, mai puţin procedura de negociere fără publicare (art. 104), dosarul de achiziţie trebuie să cuprinda obligatoriu cel puţin urmatoarele documente:

• Opis cu documentele dosarului;
• Strategia de contractare;
• Anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este cazul;
• Anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;
• Erata, dacă este cazul;
• Documentaţia de atribuire;
• Documentația de concurs, dacă este cazul;
• Decizia/ordinul de numire a comisiei de evaluare;
• Declarațiile de confidențialitate și imparțialitate;
• Procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor, dacă este cazul;
• Formularele de ofertă depuse în cadrul procedurii de atribuire;
• DUAE și documentele de calificare, atunci când acestea au fost solicitate;
• Solicitările de clarificări, precum şi clarificările transmise/primite de autoritatea contractantă;
• Raportul intermediar privind selecția candidaților, dacă este cazul;
• Procesele–verbale de evaluare, negociere, dialog, după caz;
• Raportul procedurii de atribuire;
• Dovada comunicărilor privind rezultatul procedurii;
• Contractul de achiziţie publică/acordul-cadru, semnate, și, după caz, actele adiționale;
• Dacă este cazul, contractele atribuite în temeiul unui acord-cadru;
• Anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;
• Dacă este cazul, contestaţiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, însoţite de deciziile motivate pronunţate de consiliul naţional de soluţionare a contestaţiilor;
• Hotărâri ale instanțelor de judecată referitoale la procedura de atribuire;
• Documentul constatator care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor contractuale de către contractant;
• Dacă este cazul, decizia de anulare a procedurii de atribuire.

În cazul în care atribuirea se realizează prin licitaţie restrânsă, negociere competitivă, dialog competitiv, parteneriat pentru inovare,  concursul de soluţii, procedura de atribuire aplicabilă în cazul serviciilor sociale şi al altor servicii specifice,  procedura simplificată sau prin modalităţi speciale de atribuire a contractului de achiziţie, dosarul achiziţiei publice se completează după caz.

b. Pentru actele adiţionale/contractele atribuite prin procedura de negociere fără publicare a unui anunţ de participare, în conformitate cu prevederile Legii 98/2016 dosarul achiziţiei publice va cuprinde cel puţin următoarele documente, după caz :

• Opis cu documentele dosarului;
• Contractul de achiziţie iniţial;
• Nota justificativă privind valoarea estimată;
• Nota justificativă privind alegerea procedurii;
• Memorii tehnice şi dispoziţii de şantier (în cazul lucrărilor suplimentare achiziţionate conform art. 104 alin. (1) lit. b);
• Dovada înregistrării dreptului de proprietate intelectuală, sau dovada că prestatorul iniţial nu a cedat dreptul de proprietate asupra studiului de fezabilitate / proiectului tehnic (în cazul atribuirii de noi contracte de servicii conform art. 104 alin. (1) lit. b);
• Notificarea ANAP;
• Invitaţia de participare şi dovada transmiterii;
• Fişa de date a achiziţiei;
• Caiet de sarcini;
• Formulare şi modele;
• Dovada primirii şi înregistrării a ofertei;
• Procesul verbal de deschidere a ofertelor;
• Dacă este cazul, procese verbale intermediare încheiate în urma negocierii;
• Raportul procedurii;
• Anunţul de atribuire publicat în SEAP;
• Actul adiţional/contractul semnat împreună cu anexele sale;
• Dovada constituirii garanţiei de bună execuţie.

c. Pentru achiziţiile directe desfăşurate de autorităţi contractante în conformitate cu prevederile Legii 98/2016, dosarul de achiziţie trebuie să cuprinda obligatoriu cel puţin urmatoarele documente:

• Opis cu documentele dosarului;
• Consultarea pieţei, dacă este cazul;
• Referatul de necesitate/nota justificativă a valorii estimate/alte documente relevante;
• Strategia achizitiilor, dacă este cazul;
• Programul achiziţiilor aferente proiectului/anexa achiziţiilor directe;
• Dovada utilizării mijloacelor electronice, respectiv catalogului SEAP, şi doar ca excepţie, atunci cand sunt îndeplinite anumite condiţii, utilizarea altor mijloace decât cele electronice, situaţie în care trebuie întocmită nota justificativă privind achiziţia directă offline şi justificarea situaţiei de fapt;
• Documentele justificative ale achiziţiei (de exemplu: contract/comandă/factură, bon fiscal, documentele de transport sau altele, după caz);
• Actele adiționale şi/sau documente suport aferente modificărilor contractuale, după caz;
• Documentul constatator care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor contractuale de către contractant(de exemplu: procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepţie, procese-verbale de punere în funcţiune/acceptanţă, rapoarte de activitate sau altele, după caz);

d. Pentru procedurile competitive desfăşurate în conformitate cu Ordinul nr. 1284 din 8 august 2016 privind aprobarea Procedurii competitive aplicabile solicitanţilor/beneficiarilor privaţi pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări finanţate din fonduri europene, dosarul de achiziţie transmis trebuie să cuprinda obligatoriu cel puţin urmatoarele documente:

• Opis cu documentele dosarului;
• Specificaţiile tehnice;
• Nota privind determinarea valorii estimate;
• Dovada anunţului/invitaţiilor/clarificărilor/ comunicărilor rezultatului (după caz);
• Nota justificativă de atribuire;
• Nota justificativă privind decalarea datelor de semnare a contractelor (după caz) – pentru loturi;
• Declaraţii pe propria răspundere din care rezultă că ofertantul câştigător/solicitantul/ beneficiarul privat nu a încălcat prevederile referitoare la conflictul de interese;
• Ofertele originale şi clarificările (după caz);
• Contractul de achiziţie;
• Actele adiţionale (după caz);
• Alte documente relevante, inclusiv documentele care dovedesc realizarea achiziţiei (de exemplu: procese-verbale de recepţie servicii şi lucrări, livrabile, procese-verbale de predare primire etc.);
• Contestaţiile (după caz)/ deciziile aferente.

e. Pentru achizitiile directe desfăşurate în conformitate cu Ordinul nr. 1284 din 8 august 2016 privind aprobarea Procedurii competitive aplicabile solicitanţilor/beneficiarilor privaţi pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări finanţate din fonduri europene, dosarul de achiziţie transmis trebuie să cuprinda obligatoriu cel puţin urmatoarele documente:

• Opis cu documentele dosarului;
• Nota privind determinarea valorii estimate;
• Documentele justificative ale achiziţiei (de exemplu: comandă, factură, bon fiscal, contract, documentele de transport sau altele, după caz)
• Documentele care dovedesc realizarea achiziţiei, respectiv furnizarea produselor/prestarea serviciilor/execuţia lucrărilor (de exemplu: ordine de plată, extrase de cont, procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepţie, procese-verbale de punere în funcţiune/acceptanţă, rapoarte de activitate sau altele, după caz).

Motive corectie:

Tipuri de abateri/nereguli constatate si pentru care au fost aplicate corectii financiare in acord cu Hotararea nr. 519/26 iunie 2014 privind stabilirea ratelor aferente reducerilor procentuale/corecţiilor financiare aplicabile pentru abaterile prevăzute în anexa la Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora

• nerespectarea cerintelor privind asigurarea unui grad adecvat de publicitate si transparenta la publicarea procedurii competitive – contractul a fost atribuit fara lansarea adecvata a unei proceduri competitive nerespectandu-se principiul transparentei, prin publicarea anuntului pe site-ul fonduri-ue.ro – corectie financiara de 25% din valoarea contractului in cauza
• divizarea contractelor – – corectie financiara de 25% din valoarea contractului in cauza
• nerespectarea cerintelor privind asigurarea unui grad adecvat de publicitate si transparenta la desemnarea castigatorului – contractul a fost atribuit nerespectandu-se principiul transparentei, prin publicarea anuntului de atribuire pe site-ul fonduri-ue.ro – corectie financiara de 5% din valoarea contractului in cauza
• nerespectarea cerintelor privind asigurarea unei bune gestiuni financiare, cu aplicarea principiilor economicitatii, eficacitatii si eficientei – contractul a fost atribuit cu respectarea principiului transparentei, dar s-au constatat abateri de la aplicarea altor prevederi ale ordinului – corectia financiara se stabileste prin aplicarea principiului proportionalitatii si luand in considerare gravitatea abaterii, prejudiciul provocat sau posibil sa fie provocat fondurilor europene si fondurilor publice nationale aferente acestora
• determinarea/stabilirea defectuoasa a tipului de contract (furnizare, servicii, lucrari) – termenul pentru elaborarea si prezentarea ofertei difera in functie de tipul de contract: pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anunţului/transmiterea invitaţiei, iar pentru contractele de servicii şi lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anunţului/transmiterea invitaţiei.
• nerespectarea principiului neutralitatii tehnologice – definirea unor cerinte care indica o anumita origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţă de fabricaţie, care pot avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori a anumitor produse, nu reprezintă o bună practică. Se admite o astfel de indicaţie în situaţia în care nu se pot descrie obiectiv specificaţiile şi numai însoţită de menţiunea „sau echivalent”.
• divizarea în mai multe contracte de valoare mai mică, precum şi utilizarea unor metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii estimate, cu scopul de a se încadra sub pragurile prevăzute în lege sau cu scopul de a evita aplicarea procedurii competitive – Dacă solicitantul/beneficiarul privat trebuia să aplice prevederile legii 98/2016 şi a aplicat prevederile procedurii competitive, se vor aplica sancţiunile prevăzute în anexa la G. nr. 519/2014 (Partea 1 – Achiziţii publice). Dacă solicitantul/beneficiarul privat trebuia să aplice procedura competitivă şi a ales să achiziţioneze direct, fără publicarea unui anunţ, se va aplica o corecţie de 25% din valoarea contractului de achiziţie, ca urmare a nepublicării anunţului. La fel se va proceda daca motivarea încadrării pe excepţiile de la publicare nu este corectă.
• desi Ordinul 1284 nu reglementeaza notiunile de “criterii de calificare/selectie”, “criteriu de atribuire”, “garantie de participare/buna executie/depozite valorice”, in cazul in care Solicitantul/beneficiarul considera necesara formularea de criterii de calificare/selectie, criteriu de atribuire, impunerea de garantii de participare/buna executie/depozite valorice – nu se va ingradi dreptul ofertantului de a dovedi indeplinirea cerintelor mentionate prin orice tip de mijloace verificabile, iar in nota justificativa de atribuire se vor prezenta avantajele tehnice si financiare care motiveaza alegerea, raportat la cerintele solicitate – se aplica o corectie conform partii a 3-a pct. 3 din anexa la HG 519/2014 (proportional)
• semnarea contractului cu alt ofertant decat cel mentionat in nota justificativa de atribuire – daca se schimba castigatorul desemnat si, implicit, oferta castigatoare, se va aplica o corectie conform partii a 3-a pct. 3 din anexa la HG 519/2014 (proportional)
• modificarea clauzelor contractuale cu nerespectarea prevederilor procedurii competitive – se aplica o corectie conform partii a 3-a pct. 3 din anexa la HG 519/2014 (proportional)
• ajustarea pretului cu nerespectarea prevederilor procedurii competitive – se aplica o corectie conform partii a 3-a pct. 3 din anexa la HG 519/2014 (proportional cu prejudiciul)