Obligații Beneficiar/ OIPSI privind partea de monitorizare

 

Ce este sustenabilitatea/durabilitatea investiției în accepțiunea fondurilor europene?

Sustenabilitatea/durabilitatea investiției este perioada de timp, ulterioară perioadei de implementarea a proiectului, în care investițiile realizate prin proiect își vor produce efectele și rezultatele scontate.

Perioada de sustenabilitate/durabilitate se întinde pe o perioadă de 3 ani pentru IMM-uri și 5 ani pentru cele din sectorul public din momentul finalizării implementării proiectului.

Care sunt obligațiile beneficiarilor?

Să utilizeze elementele din proiect în scopul pentru care au fost achiziționate și să mențină investiția realizată.

Să transmită anual, pe întreaga perioadă de durabilitate, Rapoarte de Durabilitate, după depunerea situațiilor financiare la ANAF, începând cu primul an calendaristic ce urmează anului în care a fost finalizată implementarea.

Să asigure vizibilitatea rezultatelor proiectului pe întreaga perioadă de sustenabilitate/durabilitate, iar în materialele destinate publicului să specifice faptul că proiectul a fost finanțat din asistență nerambursabilă, cu includerea elementelor minime obligatorii din Manualul de Identitate Vizuală.

Să pună în aplicare toate instrucțiunile emise de AM în legătură cu obiectul contractului de finanțare la termenele și în condițiile stabilite prin acestea.

Să îndosarieze şi să păstreze toate documentele proiectului în original precum şi copii ale documentelor partenerilor, dacă este cazul, inclusiv documentele contabile, privind activitățile și cheltuielile eligibile până la închiderea oficială a Programului Creștere Inteligentă, Digitalizare și Instrumente Financiare 2021-2027 (PoCIDIF) sau până la expirarea perioadei de durabilitate a proiectului, oricare intervine ultima.

Ce trebuie să conțină Rapoartele de Durabilitate?

Rapoartele de durabilitate vor conține cel puțin informații privind:

• modificări ale statutului și datelor de identificare a beneficiarului;
• modul și locul de utilizare a infrastructurilor, echipamentelor și bunurilor realizate sau achiziționate în cadrul proiectului;
• modul în care investiția în infrastructură sau investiția productivă continuă să genereze rezultate.

Ce face OIPSI în perioada de durabilitate?

Activitatea de monitorizare continuă și în această perioadă. Personalul cu atribuţii specifice din cadrul OIPSI colectează date şi informaţii, întocmește rapoarte, efectuează verificări, analizează şi avizează rapoartele de durabilitate și efectuează vizite la fața locului, pentru constatarea în teren a informațiilor din rapoarte.

Ce nu trebuie să facă un beneficiar pe perioada de sustenabilitate/durabilitate?

În această perioadă de sustenabilitate, Beneficiarul nu trebuie să facă următoarele modificări:

• schimbări substanțiale care să afecteze natura proiectelor, obiectivelor sau condiţiilor de realizare și care ar determina subminarea obiectivelor inițiale ale acestora;
• schimbări asupra proprietăţii unui element de infrastructură care conferă un avantaj nejustificat unei întreprinderi sau unui organism public;
• încetarea sau delocalizarea unei activități productive în afara zonei eligibile;
• schimbarea activității desfășurată prin utilizarea activelor corporale/necorporale realizate/achiziționate din finanțarea nerambursabilă, în perioada în care are obligația să asigure caracterul durabil al proiectului, respectiv perioada de sustenabilitate/durabilitate, așa cum este aceasta reglementată la art. 2 alin. (5) și (6)..

Care sunt consecințele nerespectării obligațiilor asumate în perioada de sustenabilitate?

Nerespectarea clauzelor contractuale precum și neîndeplinirea indicatorilor de rezultat asumați pot avea drept consecinţă aplicarea de corecţii financiare ce pot ajunge până la recuperarea în întregime a sumei acordate pentru finanțarea proiectului.

Când își înceteză valabilitatea Contractul de Finanțare?

Contractul de Finanţare îşi încetează valabilitatea la data închiderii Programului Creștere Inteligentă, Digitalizare și Instrumente Financiare 2021-2027 (PoCIDIF), sau la expirarea perioadei de durabilitate a proiectului, oricare intervine ultima.

*Parcurgerea acestui material nu exonerează beneficiarul de obligația de a parcurge și respecta prevederile contractului de finanțare și/sau ale legislației aplicabile.

 

 

 

Implementare cu succes

 

Pentru a implementa cu succes proiectul și pentru a preveni situații ce ar putea conduce la aplicarea unor posibile corecții financiare sau chiar la rezilierea contractului de finanțare, ca beneficiar al finanțării ar trebui să țin cont de următoarele aspecte:

 

• Să încep executarea contractului de finanțare imediat după semnare. In contract este stabilit un termen maxim pentru începerea executării
• Să realizez toate activitățile prevăzute în cererea de finanțare, fără a depăși perioada de implementare specificată în contractul de finanțare
• Să asigur resursele necesare desfăşurării activităţilor proiectului, așa cum m-am angajat în cererea de finanţare.
• Să asigur un bun management al proiectului şi să implementez proiectul în concordanţă cu prevederile contractului, ale legislaţiei europene şi naţionale aplicabile, inclusiv cele referitoare la ajutorul de stat, egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă.

Dacă voi achiziționa servicii de consultanță în managementul de proiect să înțeleg că asigurarea unei consultanțe de calitate mă poate ajuta foarte mult. În același timp, trebuie să conștientizez faptul că deciziile privind proiectul se vor lua la nivelul beneficiarului.

• În cazul în care sunt necesare modificări ale contractului, acestea trebuie notificate AM/OI utilizând formularul disponibil la adresa: https://oipsi.gov.ro/formulare/
•  și trebuie obligatoriu motivate la rubrica dedicată din formular.
• Să înțeleg că semnarea contractului de finanțare este rezultatul unui întreg proces prin care s-a realizat o evaluare tehnică și financiară a proiectului propus și că nu pot fi acceptate modificări substanțiale ale proiectului, care ar pune în discuție decizia de finanțare.
• Să asigur un bun management financiar al proiectului, care să-mi permită un cash-flow adaptat la specificul proiectului pentru achitarea sumelor necesare asigurării cofinanţării eligibile şi a finanţării cheltuielilor neeligibile.

În acest sens, este absolut necesar să planific foarte bine graficul de depunere a cererilor de prefinanţare/plată/rambursare.

• • În situația în care implementarea proiectului presupune achiziționarea de produse, servicii ori lucrări, să derulez procedurile de achiziții cu respectarea prevederile legislaţiei aplicabile în domeniu.
  • Indicatorii și obiectivele proiectului sunt factori cheie în implementarea proiectului. Neîndeplinirea lor poate conduce la aplicarea unor posibile corecții financiare sau chiar la rezilierea contractului. Încă de la începutul implementării trebuie să am în vedere o strategie de îndeplinire sustenabilă a indicatorilor și obiectivelor proiectului.
  • Înștiințarea publicului că proiectul pe care îl derulez este finanțat din fonduri reprezintă un aspect foarte important. Astfel, măsurile prin care fac informarea şi publicitatea proiectului trebuie realizate în conformitate cu obligaţiile asumate prin cererea de finanţare, anexa 1 la contractul de finanțare. Pot consulta un manual ajutător la adresa:

https://mfe.gov.ro/wp-content/uploads/2022/12/5be0bca86ecd99a84e1f19c681958b41.pdf

Să înțeleg că pot privi autoritatea de management și organismul intermediar ca pe parteneri care îmi pot oferi sprijin, în limitele contractuale și legale, dar și că din partea lor și a celorlalte entități cu drept de verificare și control există toleranță zero pentru fraudele cu fonduri europene.

Să înțeleg diferența între sprijinul pe care îl pot oferi AM/OI și consultanța pe care o pot contracta/am contractat-o.

• Să declar progresul real al proiectului în rapoartele de progres pe care le transmit la organismul intermediar. Prin verificări ulterioare, autoritatea de management și organismul intermediar verifică dacă situația reală corespunde celei declarate.
• Să înțeleg că trebuie să pun la dispoziția AM POCIDIF, OIPSI sau oricărui alt organism abilitat de lege documentele şi/sau informaţiile necesare pentru verificarea modului de utilizare a finanţării nerambursabile şi să permit efectuarea verificărilor la fața locului, conform contractului.

Totodată, în contractele/acordurile încheiate cu terţe părţi, să prevăd obligaţia acestora de a asigura disponibilitatea informaţiilor şi documentelor referitoare la proiect cu ocazia misiunilor de control desfăşurate de AM POCIDIF/OIPSI sau de alte structuri cu competenţe în controlul şi recuperarea debitelor aferente fondurilor europene şi/sau fondurilor publice naţionale aferente acestora, după caz.

La derularea vizitelor la fața locului efectuate de AM/OI reprezintă un avantaj participarea persoanelor care sunt implicate în implementarea proiectului şi care pot furniza informaţiile şi documentele necesare verificărilor.

• Să informez AM POCIDIF și OIPSI despre orice situaţie care poate determina încetarea sau întârzierea executării contractului de finanţare, în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data luării la cunoştinţă despre o astfel de situaţie.
• Să păstrez o evidenţă contabilă a proiectului, prin utilizarea unor conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operaţiunilor referitoare la implementarea proiectului, în conformitate cu dispoziţiile legale.
• Să păstrez toate documentele proiectului în original precum şi copii ale documentelor partenerilor, dacă este cazul, inclusiv documentele contabile, privind activităţile şi cheltuielile eligibile în vederea asigurării unei piste de audit adecvate, în conformitate cu legislaţia europeană şi naţională. Toate documentele vor fi păstrate până la închiderea oficială a Programului Operaţional Competitivitate sau până la expirarea perioadei de durabilitate a proiectului, oricare intervine ultima.

*Parcurgerea acestui material nu exonerează beneficiarul de obligația de a parcurge și respecta prevederile contractului de finanțare și/sau ale legislației aplicabile.