Implementare cu succes
Pentru a implementa cu succes proiectul și pentru a preveni situații ce ar putea conduce la aplicarea unor posibile corecții financiare sau chiar la rezilierea contractului de finanțare, ca beneficiar al finanțării ar trebui să țin cont de următoarele aspecte:
- Să încep executarea contractului de finanțare imediat după semnare. In contract este stabilit un termen maxim pentru începerea executării
- Să realizez toate activitățile prevăzute în cererea de finanțare, fără a depăși perioada de implementare specificată în contractul de finanțare
- Să asigur resursele necesare desfăşurării activităţilor proiectului, așa cum m-am angajat în cererea de finanţare.
- Să asigur un bun management al proiectului şi să implementez proiectul în concordanţă cu prevederile contractului, ale legislaţiei europene şi naţionale aplicabile, inclusiv cele referitoare la ajutorul de stat, egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă.
Dacă voi achiziționa servicii de consultanță în managementul de proiect să înțeleg că asigurarea unei consultanțe de calitate mă poate ajuta foarte mult. În același timp, trebuie să conștientizez faptul că deciziile privind proiectul se vor lua la nivelul beneficiarului.
- În cazul în care sunt necesare modificări ale contractului, acestea trebuie notificate AM/OI utilizând formularul disponibil la adresa: https://oipsi.gov.ro/pocidif-2/#1727336080687-3ece2ec9-252b (de inlocuit cu adresa finala) și trebuie obligatoriu motivate la rubrica dedicată din formular.
- Să înțeleg că semnarea contractului de finanțare este rezultatul unui întreg proces prin care s-a realizat o evaluare tehnică și financiară a proiectului propus și că nu pot fi acceptate modificări substanțiale ale proiectului, care ar pune în discuție decizia de finanțare.
- Să asigur un bun management financiar al proiectului, care să-mi permită un cash-flow adaptat la specificul proiectului pentru achitarea sumelor necesare asigurării cofinanţării eligibile şi a finanţării cheltuielilor neeligibile.
În acest sens, este absolut necesar să planific foarte bine graficul de depunere a cererilor de prefinanţare/plată/rambursare.
- În situația în care implementarea proiectului presupune achiziționarea de produse, servicii ori lucrări, să derulez procedurile de achiziții cu respectarea prevederile legislaţiei aplicabile în domeniu.
- Indicatorii și obiectivele proiectului sunt factori cheie în implementarea proiectului. Neîndeplinirea lor poate conduce la aplicarea unor posibile corecții financiare sau chiar la rezilierea contractului. Încă de la începutul implementării trebuie să am în vedere o strategie de îndeplinire sustenabilă a indicatorilor și obiectivelor proiectului.
- Înștiințarea publicului că proiectul pe care îl derulez este finanțat din fonduri reprezintă un aspect foarte important. Astfel, măsurile prin care fac informarea şi publicitatea proiectului trebuie realizate în conformitate cu obligaţiile asumate prin cererea de finanţare, anexa 1 la contractul de finanțare. Pot consulta un manual ajutător la adresa:
https://mfe.gov.ro/wp-content/uploads/2022/12/5be0bca86ecd99a84e1f19c681958b41.pdf .
- Să înțeleg că pot privi autoritatea de management și organismul intermediar ca pe parteneri care îmi pot oferi sprijin, în limitele contractuale și legale, dar și că din partea lor și a celorlalte entități cu drept de verificare și control există toleranță zero pentru fraudele cu fonduri europene.
Să înțeleg diferența între sprijinul pe care îl pot oferi AM/OI și consultanța pe care o pot contracta/am contractat-o.
- Să declar progresul real al proiectului în rapoartele de progres pe care le transmit la organismul intermediar. Prin verificări ulterioare, autoritatea de management și organismul intermediar verifică dacă situația reală corespunde celei declarate.
- Să înțeleg că trebuie să pun la dispoziția AM POCIDIF, OIPSI sau oricărui alt organism abilitat de lege documentele şi/sau informaţiile necesare pentru verificarea modului de utilizare a finanţării nerambursabile şi să permit efectuarea verificărilor la fața locului, conform contractului.
Totodată, în contractele/acordurile încheiate cu terţe părţi, să prevăd obligaţia acestora de a asigura disponibilitatea informaţiilor şi documentelor referitoare la proiect cu ocazia misiunilor de control desfăşurate de AM POCIDIF/OIPSI sau de alte structuri cu competenţe în controlul şi recuperarea debitelor aferente fondurilor europene şi/sau fondurilor publice naţionale aferente acestora, după caz.
La derularea vizitelor la fața locului efectuate de AM/OI reprezintă un avantaj participarea persoanelor care sunt implicate în implementarea proiectului şi care pot furniza informaţiile şi documentele necesare verificărilor.
- Să informez AM POCIDIF și OIPSI despre orice situaţie care poate determina încetarea sau întârzierea executării contractului de finanţare, în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data luării la cunoştinţă despre o astfel de situaţie.
- Să păstrez o evidenţă contabilă a proiectului, prin utilizarea unor conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operaţiunilor referitoare la implementarea proiectului, în conformitate cu dispoziţiile legale.
- Să păstrez toate documentele proiectului în original precum şi copii ale documentelor partenerilor, dacă este cazul, inclusiv documentele contabile, privind activităţile şi cheltuielile eligibile în vederea asigurării unei piste de audit adecvate, în conformitate cu legislaţia europeană şi naţională. Toate documentele vor fi păstrate până la închiderea oficială a Programului Operaţional Competitivitate sau până la expirarea perioadei de durabilitate a proiectului, oricare intervine ultima.
*Parcurgerea acestui material nu exonerează beneficiarul de obligația de a parcurge și respecta prevederile contractului de finanțare și/sau ale legislației aplicabile.