ROLUL ACTIVITĂȚII DE MONITORIZARE

Ce reprezintă activitatea de monitorizare?

Este o activitate continuă, ce se desfășoară de structura de specialitate din cadrul OIPSI de la semnarea contractului de finanțare până la finalizarea implementării proiectului și ulterior până la terminarea perioadei de sustenabilitate a proiectului.

Activitatea de monitorizare constă în verificarea procesului de implementare a activităților aflate în derulare și verificarea stadiului de îndeplinire a responsabilităților asumate în proiect. Monitorizarea are la bază un mecanism de colectare și analiză sistematică a informațiilor privind activitățile, indicatorii și rezultatele proiectului, precum și comunicarea și utilizarea informațiilor obținute despre progresul proiectului.

Prin agregarea informațiilor proiectelor gestionate, activitatea de monitorizare permite urmărirea progresului implementării la nivel de Axă Prioritară/Prioritate.

Care este scopul urmărit de OIPSI prin activitatea de monitorizare?

Prin monitorizarea proiectelor OI PSI se asigură că:

• există un management eficient al proiectelor, care ar putea susține implementarea cu succes a acestora;
• activitățile proiectelor se desfășoară în conformitate cu calendarul și clauzele prevăzute în contractele de finanțare;
• sunt îndeplinite (sau există premisele să se îndeplinească) obiectivele, rezultatele și indicatorii prevăzuți în contractele de finanțare și că acestea sunt ulterior menținute pe întreaga perioadă de sustenabilitate;
• proiectele respectă regulile privind publicitatea finanțării acestora din fonduri europene, principiile privind egalitatea de șanse și nediscriminarea, regulile ajutorului de stat (acolo unde se aplică) și ale dezvoltării durabile, precum și celelalte condiționalități prevăzute în contractele de finanțare specifice fiecărei priorități de investiție;

Ce presupune procesul de monitorizare?

1.  Verificarea documentelor:
2. sunt verificate documentele aferente implementării proiectului și corectitudinea datelor și informațiilor din rapoartele de progres elaborate și transmise OI de către beneficiari;
3.  se verifică dacă datele din raportul de progres transmis de beneficiar sunt conforme cu cele din proiectul aprobat;
4. sunt verificate rezultatele raportate și se urmărește evoluția în timp a îndeplinirii indicatorilor stabiliți prin contractul de finanțare.

2. Modificarea contractelor de finanțare:
3. În funcţie de prevederile contractului de finanţare, caracterul notificărilor poate fi asociat următoarelor situaţii, după caz:

a) este necesară întocmirea unui act adiţional la contractul de finanţare;

b) modificarea contractului de finanţare poate fi realizată prin răspunsul OI la notificare;

c)  este necesară suspendarea sau încetarea contractului de finanţare;

d)  este suficientă înștiințarea OI.

3. Vizitele de monitorizare la fața locului:
4. se efectuează în echipe mixte, cu reprezentanți ai structurii de monitorizare și cei ai structurii de verificare cereri de rambursare din cadrul OI;
5. scopul vizitelor este de a verifica la faţa locului progresul fizic al proiectelor și acuratețea/corelarea datelor înscrise în rapoartele de progres cu cheltuielile cuprinse în Cererile de Rambursare;
6. culegerea de date suplimentare vizând stadiul implementării proiectului (ex.probleme întâmpinate).

4. Monitorizarea sustenabilității: Activitatea de monitorizare continuă și în această perioadă. Personalul cu atribuţii specifice din cadrul OIPSI colectează date şi informaţii, întocmește rapoarte, efectuează verificări, analizează şi avizează rapoartele de durabilitate și efectuează vizite la fața locului, pentru constatarea în teren a informațiilor din rapoarte. Mai multe informații privind această etapă sunt disponibile în secțiunea dedicată etapei de sustenabilitate a proiectelor:https://oipsi.gov.ro/obligatii-beneficiar-oipsi-privind-partea-de-monitorizare/#1738920014038-ced28b54-2b2c

5. Redactarea Raportului Trimestrial/Semestrial de Monitorizare – prin care datele agregate permit urmărirea progresului implementării proiectelor la nivel de prioritate de investiție/axa prioritară și prin care OI furnizează informații Autorității de Management pentru Raportul Anual de Implementare la nivel de Program Operațional;

6. Încărcarea în MYSMIS/SMIS2021+ a datelor relevante rezultate din procesul de monitorizare.

Care sunt așteptările OIPSI din partea beneficiarilor de fonduri în ceea ce privește activitatea de monitorizare?

• Să asigure și să mențină o comunicare activă cu ofițerii de monitorizare referitor la aspectele implementării proiectelor;
• Raportarea corectă a stadiului implementării proiectelor, inclusiv a problemelor apărute. Orice problemă apărută în implementare trebuie raportată cât mai rapid OI, așa cum prevede și contractul de finanțare. Neraportate la timp, problemele pot căpăta amploare;
• Acuratețea solicitărilor, datelor și raportărilor transmise OI. Atunci când datele/solicitările sunt clare, însoțite și de documente suport pentru probarea celor declarate, scade nevoia solicitării de clarificări sau a informațiilor suplimentare;
• Să înțeleagă faptul că OI este în primul rând un partener în implementarea proiectelor
• Să înțeleagă faptul că OI este primul eșalon de prevenire, soluționare și verificare la nivel de proiect. După OI există mai multe entități cu drept de verificare și control, atât a proiectelor, cât și a activității instituționale (Autoritatea de Management, Autoritatea de Certificare și Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană), unde îndreptarea problemelor se poate realiza cu dificultate sau deloc;

*Parcurgerea acestui material nu exonerează beneficiarul de obligația de a parcurge și respecta prevederile contractului de finanțare și/sau ale legislației aplicabile.